לאורך השנה בתי ספר רבים מקיימים אירועים חינוכיים מגוונים. יוזמות חינוכיות ופדגוגיות, שמטרתן ליצור סוג של אירועי מפתח כחלק מהתהליך המצטבר, כמו גם כדרך לרתום שותפים, להרחיב את מעגלי ההשפעה של התכנית שהם פיתחו ולחבר עוד תלמידים, חברי צוות וחברי קהילה.

בקרן לעידוד יוזמות חינוכיות, בכל שנה מעבר להפקת אירועי הקרן, אנו מלווים יזמים חינוכיים בשטח בהובלה של מגוון סוגי אירועים. יצא אם כך שלאורך השנים אספנו ידע רב באשר להפקה של אירועים מסוג זה, ולרגל סיום שנת הלימודים, כחלק מהפצת הרוח היזמית שלנו כארגון, בחרנו לשתף אתכם בידע הזה.

איך נארגן כנס משמעותי ברמה גבוהה, שיענה על כל הצרכים שלנו?

1. נסתכל עליו כעל תהליך ולא כעל פעולה חד פעמית! לעיתים תהליך ההכנה או תהליך העיבוד משמעותיים יותר מהאירוע. תנו להם מקום ואל תרוצו מהר מידי.
2. נסתכל עליו כעל מעשה חינוכי לצד היותו מעשה הפקה! אם נתבלבל אנו עשויים לשכוח מה עומד במרכז ולשם מה בכלל יצאנו לדרך.
3. נזכור שהשראה, נראות וכבוד מגיעים מחשיבה יצירתית, שיתוף וגיוון ולא מניצוצות חומריים מוגזמים!

 נחלק את המבט לשלושה חלקים: לפני \ האירוע \ אחרי.

לפני

בשלב הראשון חשוב שנענה על 4 שאלות "מה" שיגדירו עבורנו את המסגרת – מה הסיבה, מה המטרות, מה הערכים, מה התקציב?

מהיכן יגיעו התשובות לשאלות הללו? עלינו לבחור את הדרך בה נפעל. ככלל, ככל שנשתף יותר בתחילת הדרך, כך תיבנה תשתית טובה יותר להמשך. לצד זאת, לא פעם יש צורך בקבלת החלטות במסגרת מצומצמת כדי להצליח, מעשית, להתקדם, ולכן צריך למצוא את קו האמצע. אפשר לבחור 'תחנות' בהן מתייעצים עם מגוון שותפים – תלמידים, צוות, הורים, קהילה – ולשים עליהן את הדגש. דרך נוספת היא הקמת צוות היגוי מצומצם אבל מגוון ומייצג, שיכלול שותפים רצויים מבחינתכם. צוות ההיגוי ילווה את כל התהליך משלב זה ועד שלבי העיבוד והמבט להמשך אחרי האירוע. הוא יהווה גשר מתמיד לכל הגורמים והקבוצות הרלוונטיות באירוע.

כמו בכל מהלך יזמי, תמיד נרצה לברר קודם את התשובה לשאלה "למה?" – מה הסיבה לקיום כנס, ועידה, אירוע שיא קהילתי או כל אירוע אחר? מה נרצה להשיג כתוצאה מכך? האם כנס הוא התשובה לכל הצרכים שלנו? הפקת אירוע דורשת משאבים רבים ולכן חשוב שנדע האם יש לו ערך, ואם כן – מהו.

האירוע צריך להתחבר לצורך או להזדמנות בשטח, ללו"ז שנתי שהוגדר מראש עם אירועי שיא ועלי כמורה יזמת לעמוד בו, או למטרה אסטרטגית שאנחנו רוצים לקדם באמצעות קיום אירוע גדול.

לאחר מכן, נעבור למיפוי המטרות של האירוע הספציפי באופן מדויק ככל הניתן – מטרות פדגוגיות-חינוכיות (למשל אירוע עם התלמידים שבמהלכו נקנה ידע לתלמידים באופן ייחודי ושונה מהשגרה), ומטרות יזמיות (למשל – רתימת שותפים מתוך הארגון/בי"ס או מחוצה לו, הגדלת הנראות לתהליך ולאנשים שלוקחים בו חלק, חשיפת העשייה שלנו בפני קהל יעד מסוים, גיוס משאבים ועוד).

לפני תכנון האירוע, יש למפות את הערכים המובילים שלנו, שילוו אותנו בחשיבה וביישום, כמו למשל – קיימות, שוויון, מגוון אוכלוסיות, סטנדרט גבוה, שיתוף הקהל, חוויית המשתתפים.

יש להגדיר תקציב בהיר ככל הניתן. מסגרת שבתוכה נוכל לעבוד. אם אנחנו רואים שהתקציב לא מספיק לנו או שהיינו רוצים להגדיל אותו, נוכל לנסות לגייס שותפים לשם כך בין אם לקבלת כסף או לשם קבלת שווה-כסף. אמצעי לדוגמא יכול להיות חסויות של חברות, שיתוף רשות מקומית או עירייה. כמו בכל מהלך של רתימת שותפים, בבואנו אל השותף הפוטנציאלי נתייעץ עימו, נשתף אותו בעומק התהליך ונחשוב עמו יחד על הרווח שלו בשיתוף הפעולה המוצע לו.

רק לאחר המענה על ארבע השאלות נוכל לעבור אל שלב ההפקה. אם נדלג על השלב המקדים הזה, ארגון הכנס כולו ילווה בקשיים רבים וייתכן שלא יענה על הצורך שלכם. כאמור, השיתופיות סביב השלב המקדים היא משמעותית. סוליסטיות פחות עובדת ביזמות ובהפקת פעולה חינוכית מורכבת כמו אירוע.

את תהליך ההפקה בפועל נתחיל דווקא מגיוס שותפים חדשים, אלה שהם מעבר לועדת ההיגוי. גיוס השותפים חייב להתבצע מתוך חשיבה אסטרטגית – מי השותפים שנרצה לגייס, למה, כיצד נכון לפנות אליהם? חשוב לדעת מה אנחנו רוצים שהשותפים יעשו – האם הם יקחו חלק ברמת התכנון? ברמת ההפעלה? ברמת התקציב?

אנחנו מתחילים מגיוס השותפים מכיוון שכאמור, נרצה לשלב אותם ככל האפשר כבר בשלבי החשיבה. תרבות של שותפויות וחיבורים היא כזו שרואה בכל שותף בעל ערך מהותי ולא רק סמלי. ביחד עם השותפים נחשוב על מטרות האירוע, על החיבור שלהם לערכים שהצבנו ועל היעדים הספציפיים שחשובים להם.

לאחר חשיבה משותפת נפנה לקבלת החלטות ותיאום של עוגנים ראשוניים – מקום, תאריך ושעות. נשלח בשלב הזה הזמנה לכל המוזמנים לכנס – Save the date חגיגי ומשמח. חשוב מאוד לתת קרדיט גם בהזמנה וב-STD לכלל השותפים. קרדיט יכול לבוא לידי ביטוי בלוגו ו/או באזכור השותף באופן מילולי.

כל אחד מהעוגנים הללו חייב לענות על הצורך שהגדרנו ועל התוכן שאני רוצה להעביר באירוע. לדוגמא אם נרצה לקיים שיח בשולחנות עגולים לא נוכל לערוך את האירוע באודיטוריום. חשבו אם תצטרכו לובי, מרחב או חצר לקבלת פנים/ מרחב לשיח בקבוצות/ ישיבה בשורות להרצאה וכו'. חשוב לא לשכוח את ההנגשה לאוכלוסיות שזקוקות לכך, את העידוד להגיע בתחבורה ציבורית אם זה רלוונטי, ואת נושא החנייה כך שיהיה נוח לכל המשתתפים.

מצאתם מקום מדהים אבל הוא לא עונה על כל הצרכים שהגדרתם? לא בטוח שצריך לוותר עליו. חשבו איך אפשר להתגבר על קשיים שעולים. חשבו באופן יצירתי והיעזרו בעובדי המקום – הם ידעו לסייע. יש לא מעט מקרים שבהם חשיבה יצירתיות וגמישות מחשבתית פותרות את כל המגבלות ואפילו מולידות הזדמנויות שלא חשבנו עליהן במקור.

הפקת התוכן לאירוע – חייבת לעמוד בסטנדרטים גבוהים לפי הקווים המנחים שהגדרנו – למשל – מכבד/ מעניין/ חדשני/ רלוונטי/ חווייתי/ אקדמי/ שיתופי/ משחקי וכו'. גם את התוכן חשוב לבנות בוועדת היגוי ארגונית ולא באופן עצמאי של אדם אחד או שניים, כדאי לשלב גם עובדים משלל רמות בארגון – לא רק צוות מנהל. אפשר לשתף גם את המוטבים של האירוע, המשתתפים, ובכך לקבל אלמנטים של כנס השתתפותי. תוכלו לקרוא עוד על כנסים השתתפותיים פה וגם פה.

ישנם היבטי הפקה נוספים שתרצו לתת עליהם את הדעת – עיצוב גרפי, מיתוג – האם חשוב לנו למתג את האירוע? איך אפשר להפוך גם את התהליך הזה לבעל ערך חינוכי? לעיתים שיתוף של תלמידים, הורים ואנשי צוות וקהילה סובבת עשוי להיות דרך להפוך 'צרכני תוכן' לכאלה שהם גם 'יצרני תוכן'. אולי תחרות מיתוג? תהליך עיצוב שיתופי שלוקחים בו חלק מספר גורמים? או החלטה על השפה העיצובית באופן שיתופי? זו דרך לתרבות מחברת ולהעמקה של שותפויות קיימות.

כיבוד, צילום, קישוטים, שי למשתתפים – חשוב לזכור מה המטרה של כל אחד מהאלמנטים ולא להתפזר לשווא. יש ערך גדול לבחירה – לא פעם המעט הוא ההרבה וחשוב להיצמד לעקרון הזה. כל החלטה צריכה להתבצע מתוך חיבור לכל ארבע שאלות ה"מה" שהגדרנו. כל החלטה שתקבלו צריכה להיות מלווה בשאלות רבות נוספות – איך זה ישמש אותי או את האורחים בהמשך? האם יש לזה ערך? האם אנחנו מקדמים את הערכים החינוכיים שחשובים לנו דרך אלה? לא פעם נוצרים פערים בין מילים למעשים וכידוע לנו, פערים אלה הם מכשול חינוכי רציני. לכן חשובה מודעות ובחינה של הפרטים. אם אנו עסוקים בערכים של קיימות, האם סביר שנחלק שי פלסטי/מגנט וכד' העטופים כל אחד בצלופן? האם יש באמת ערך בשי כזה? אולי נגלה שכן – כי הוא הוכן ונוצר על ידי תלמידים שהכרה זו היא משמעותית ביותר עבורם. אין תשובה אחת נכונה, המפתח הוא חשיבה ביקורתית וסימני שאלה שיאפשרו ערעור והרהור.

גם בעת סגירת הספקים איתם נבחר לעבוד חשוב שנערוך התאמה לכל האוכלוסיות המגיעות אלינו – כיבוד טבעוני או כשרות מיוחדת למשל. היבטי אלרגיות, התאמה לאנשים המתמודדים עם מוגבלות וכן התאמה שפתית ותרגום במידת הצורך.

חלקו תפקידים – מי אחראי על כל היבט באירוע מתחילתו ועד סופו. מי מסדר לקראת, מי מפרק בסוף האירוע, מי מקבל את האורחים, מי נואם, מי מפעיל את האורחים במשחק ההכרות. היעזרו בכוחות של כל אחד מחברי הצוות שלכם וודאו שהם מרגישים בנוח עם התפקיד שקיבלו. לא נבקש מאדם ביישן לקבל את האורחים למשל. היעזרו בתלמידים, בהורים. שתפו אותם בתהליך קבלת ההחלטות – שאלו אותם איזה תפקיד היו רוצים לקחת על עצמם.

האירוע

אם תרצו להיות יצירתיים תוכלו לקדם את המטרות שלכם בשלב ההתכנסות וקבלת הפנים ולא רק במהלך ה'תוכן' עצמו. לשם כך חשבו – מה יכול להיות אחר וחדשני? הנה למשל דוגמא אמיתית. 'יהלומים ומתחברים' – משחק אותו הגינו בקרן לעידוד יוזמות חינוכיות ומטרתו לחבר בין המשתתפים והמשתתפות. מניסיון, הוא עובד בכל פעם מחדש!

אנו מציעות בחום להגריל פרס בין המשתתפים, מה שמדרבן אותם לקחת חלק ולשחק.

על המשחק תוכלו לקרוא כאן מתוך פורטל היזמות החדש שלנו.

אפשרויות נוספות לתיבול קבלת הפנים: קיר צילום מותאם לאירוע, תערוכה אינטראקטיבית (צרכני התוכן הם יצרני התוכן במקביל), שמשקפת תהליך או תוצרים, איסוף ידע מהמשתתפים בדרך יצירתית ועוד. כאן תוכלו לראות דוגמאות להשראה, זכרו – אנחנו מחנכים ולא מפיקים – הכל תמיד מתוק יותר וגם שווה ומעניין יותר כשהוא נעשה באופן תהליכי ובעשר אצבעות.

צילום ותיעוד האירוע – חשבו – מה נרצה לצלם? אילו חומרים ישמשו אותנו בהמשך וכיצד? האם נרצה לייצר סרטון/אלבום ולפרסם במדיה חברתית? האם אנו זקוקים לאישורי הורים לשם כך? אילו דרכי תיעוד מעניינות עשויות להוסיף רובד חינוכי ואמנותי נוסף? אולי ראיונות מצולמים או מוקלטים? האם תלמידים יכולים להיות המתעדים? הצלמים? אם כן – זוהי הזדמנות, חישבו על התלמידים הספציפיים. אולי תלמידים ומוריהם? תלמידים והוריהם? צרו להם נראות מובהקת, תגי שם מיוחדים אולי, פריט סמלי אחר?

קבלו טיפ זהב – אין סיבה לצלם אם אנחנו לא יודעים מה נעשה עם זה בהמשך, לזה קוראים פסולת דיגיטלית. כדאי לחשוב מראש על המשך התהליך ולתכנן עם הצלמ/ת במה להתמקד כך שישמש אותנו בהמשך.

על מה חשוב להקפיד? אקלים – לא מזג האוויר שבו אנחנו לא יכולים לשלוט. אלא האקלים הארגוני וההפקתי שהוא בידינו. אנרגיות טובות זהו הבסיס לכל אירוע מוצלח, מניסיון. זה לא תמיד פשוט. כמו בכל אירוע דינאמי, גם בכנסים ובאירועי שיא ישנן הפתעות ותקלות שאנחנו נדרשים לתת להן מענה. הכי חשוב לנשום, להתייעץ עם הצוות הארגוני, עם הצוות במתחם. להשתדל לחזור ללו"ז המתוכנן אך לשמור על גמישות. הקפידו לכבד את מי שמגיע בזמן ומצאו את הדרך להכניס גם את המאחרים לאווירה ולמהלך שהחל בלעדיהם. המוטבים, האורחים, המשתתפים – אותם אנחנו צריכים לראות במהלך הכנס. נרצה לגשת אליהם, לברך אותם, להודות על שפינו מזמנם והגיעו. יותר מהעמידה בזמנים חשובה החוויה איתה יצאו כולם מהאירוע.

אחרי

האירוע לא מסתיים בבת אחת. העיבוד וההמשכיות הם חלק מהתהליך החינוכי. בנוסף, לאחר האירוע נרצה להמשיך להדק את הקשר עם המשתתפים שאינם חלק מהתהליך השוטף.

לשם למידה שלנו נשלח משוב למשתתפים. משוב קצר, שאלות סגורות ושאלות פתוחות כרשות.

כמו כן, נשלח משוב או נערוך כזה מול מי שלקח חלק כמפעיל, כחלק מהובלת האירוע בפועל. לכל אחד נקודת המבט הייחודית לו.

אם במהלך האירוע העברתי כלי או ידע מקצועי – ארצה גם להעביר אותם הלאה למשתתפים במייל או בכל דרך אחרת – חשוב להקפיד על זכויות יוצרים.

רצוי לחזור אל השותפים שלי ולהוקיר להם תודה – שי קטן המחובר לאירוע (תמונה שלו מהאירוע למשל) מייל תודה, או אפילו הודעת ווטסאפ אישית – גם עם הספקים, כמו כל דבר בחיים, המפתח לאירועים מוצלחים הוא קשר ויחסים.

לבסוף, חשוב לפנות זמן להפקת לקחים ולהציג את ממצאי המשוב לשותפים שלכם. למידה וחילוץ תובנות להמשך בהיבט הארגוני-ניהולי, הרעיוני, הפדגוגי והאקלימי הם החלק המשמעותי ביותר שיאפשר לצמוח.

רגע לפני סיום, אנחנו רוצות להציע לכם להיעזר בטבלת התכנון והארגון שלנו. זו טבלה "חיה", היא כל הזמן משתנה בהתאם לצרכים שלנו. התאימו אותה לצרכים שלכם.

זיכרו שכל התנסות היא למידה עבורכם ועבור מי שאתכם. כמו בכל תהליך חינוכי, גם בהפקת אירוע חינוכי אנחנו מקדישים את המבט לתהליכיות, לאקלים, למטרות ולתוצאות. בהצלחה בתהליך כולו – לפני, במהלך האירוע אירוע ולאחריו.